КРАТКАЯ ПАМЯТКА
Руководителю, председателю первичной профсоюзной организации
Учреждения должны иметь следующие документы:
1. Устав (Положение).
2. Коллективный договор, утвержденный на общем собрании коллектива (зарегистрированный в отделе по труду управления социальной защиты населения города (района)), с приложениями к нему:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- перечень должностей с ненормированным рабочим днем;
- перечень должностей с вредными условиями труда.
3. Положение об условиях и организации оплаты труда и материального стимулирования работников учреждения, утвержденное приказом и согласованное с профсоюзным комитетом.
4. Утвержденное штатное расписание.
5. Утвержденная номенклатура дел (сводная).
6. Положения обо всех службах, подразделениях и отделах, утвержденные руководителем учреждения.
7. Должностные инструкции на каждого работника, утвержденные руководителем учреждения.
Для правильной организации кадровой работы в учреждении необходимо вести следующие документы:
1. Штатно-должностную книгу.
2. Приказы руководителя учреждения:
- по основной деятельности;
- по личному составу;
- по отпускам и командировкам, а также дополнительно для учреждений с пребыванием обслуживаемых граждан необходимо вести приказы по движению обеспечиваемых. Приказы должны издаваться на бланках установленного образца, исполненных типографским способом.
3. Основания к приказам.
4. Журнал регистрации приказов, изданных по основной деятельности учреждения.
5. Журнал регистрации лиц, убывающих в командировки.
6. Журнал учета работников, находящихся в отпусках по уходу за ребенком до полутора и до трех лет (приказы по этим лицам издавать как приказы по личному составу).
7. Трудовые книжки работников (хранятся в сейфе).
8. Книга учета движения трудовых книжек (хранится в сейфе).
9. Карточки формы Т-2.
10. Журнал регистрации больничных листов.
11. Журнал регистрации оформленных пенсионных дел.
РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
Личное дело формируется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу.
Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. Для остальных работников обязательность ведения личных дел определяется локальными нормативными актами организации, базируется на традициях ведения личных дел, выработанных длительной практикой.
Личное дело формируется из следующих документов:
собственноручно написанное заявление о приеме на работу;
копию паспорта;
копии документов об образовании;
копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
результаты предварительного медицинского осмотра (обследования), проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством);
копии документов об установлении инвалидности и о степени ограничения способности к трудовой деятельности (в случае представления);
экземпляр трудового договора;
копию приказа о приеме на работу;
должностную инструкцию работника;
экземпляр договора о полной материальной ответственности;
экземпляры соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
копии приказов о переводе на другую работу, о перемещениях, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о заключении брака или о расторжении брака, свидетельство о перемене имени и т.д.);
копию приказа о прекращении трудового договора;
аттестационные листы.
Также рекомендуется хранить в личных делах:
копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
копию свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории Российской Федерации (при предоставлении работником);
справку о характере и условиях труда по основному месту работы (при приеме совместителя на тяжелую, вредную, опасную работу или работу, связанную с управлением транспортным средством);
Копии документов (выписки) перед помещением в личное дело должны заверяться работниками кадровой службы.
Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. В связи с тем что личные дела имеют длительный срок хранения (75 лет), в них не включаются документы, имеющие временные (до 10 лет) сроки хранения, например справки с места жительства, копии приказов об отпусках, командировках.
Рекомендуется использовать папки формата А4. Все металлические скрепления (скрепки, скобы) из документов удаляются.
Личное дело ведется на всем протяжении трудовой деятельности работника в организации. Кадровая служба хранит личные дела только на работающих. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение в архив.
Доступ к материалам личного дела разрешается только уполномоченным лицам и самому работнику. При этом работник не вправе производить исправления, изымать из дела документы, помещать новые. На руки работникам личные дела не выдаются.
